Diese Datenschutzhinweise gelten für die Datenverarbeitung durch:
Notar Klaus-Benedikt Behler, Notar Alexander Unkel und Notar Daniel Paus
oder deren von der Präsidentin des Landgerichts Essen bestellten Vertreter
Horster Str. 19 in 45964 Gladbeck, Deutschland
E-Mail: notar@lgb-recht.de
Telefon: +49 (0)02043 – 98886-10 Fax: +49 (0)2043 – 98886-50
Unser/unsere Datenschutzbeauftragte ist unter der o.g. Postanschrift, zu Hd. des Datenschutzbeauftragten, beziehungsweise unter datenschutz@lgb-recht.de erreichbar.
Wenn Sie einem von uns einen notariellen Auftrag erteilen, erhebt der Notar regelmäßig von Ihnen die folgenden personenbezogenen Daten, die elektronisch und / oder in Papierakten gespeichert werden:
Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
Wir verarbeiten Ihre Daten als Notar / Notarin auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO, weil wir rechtlichen Verpflichtungen unterliegen, und auf der Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe e) DS-GVO, weil die notarielle Amtstätigkeit im öffentlichen Interesse liegt. Ihre sensiblen Daten verarbeiten wir zudem auf der Grundlage von Art. 9 Absatz 2 Buchstabe f) und g) DS-GVO, weil Sie ansonsten die von Ihnen gewollten Rechtspositionen auf der Grundlage insbesondere der zu errichtenden notariellen Urkunde nicht erfolgreich geltend machen oder Angriffe gegen diese Rechtspositionen nicht erfolgreich abwehren könnten und weil daher die vorsorgende notarielle Tätigkeit aus Gründen eines erheblichen öffentlichen Interesses erfolgt.
Im Rahmen unserer notariellen Amtstätigkeit sind wir gesetzlich verpflichtet oder werden von Ihnen beauftragt, Ihre Daten teilweise an Dritte weiterzugeben. Dies sind insbesondere Registergerichte (Grundbuchamt, Handelsregister, Vereinsregister), das Zentrale Testamentsregister, das Zentrale Vorsorgeregister, Finanzbehörden, die Notarkammer, der wir angehören, im Rahmen der von ihr ausgeübten Standesaufsicht gem. § 74 Bundesnotarordnung und unsere Dienstaufsichtsbehörden im Sinne von § 92 Bundesnotarordnung im Rahmen der von ihnen ausgeübten Aufsicht. Eine Weitergabe erfolgt außerdem auch an kommunale Behörden, Landesbehörden sowie Finanzämter, wenn dies zur Durchführung eines von Ihnen gewollten Amtsgeschäfts erforderlich ist.
Des Weiteren geben wir Ihre Daten im notwendigen Umfang an die anderen Verfahrensbeteiligten bzw. deren anwaltlichen Vertreter, an andere beteiligte Notarinnen oder Notare und an Dritte weiter, die an dem von Ihnen gewollten Rechtserfolg mitwirken müssen. Dies sind z. B. Verwalter einer Gemeinschaft von Wohnungseigentümern.
Stets wahren wir unsere Pflicht zur Verschwiegenheit. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den dargelegten Zwecken findet nicht statt.
Die Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten bei den genannten Behörden und Stellen entnehmen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen.
Eine Übermittlung Ihrer Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation findet regelmäßig nicht statt, es sei denn, ein Verfahrensbeteiligter will oder muss eine von uns gefertigte Urkunde im Drittland gebrauchen und wünscht eine Übermittlung daher ausdrücklich.
Zur digitalen Mandatsannahme setzen wir den entsprechenden Service der Bundesnotarkammer Körperschaft des öffentlichen Rechts, Anton-Wilhelm-Amo-Straße 34, 10117 Berlin („Bundesnotarkammer“) ein. Die Bundesnotarkammer bietet uns ein modernes System für die Mandatsannahme und Ihnen darüber hinaus die Möglichkeit uns möglichst einfach die notwendigen mandatsbezogenen Informationen zukommen lassen. Die Bundesnotarkammer wird hierbei für uns als Auftragsverarbeiter tätig. " Je nach Formular und Fall werden verschiedenste in den jeweiligen Feldern ersichtliche Daten und Informationen abgefragt. Hierzu zählen u.a. aber nicht notwendigerweise: Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und weitere Kontakt- sowie fallspezifische Daten. " Ihre Daten inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen werden kurzzeitig automatisch in der von der Bundesnotarkammer genutzten Microsoft Azure Cloud gespeichert und im Anschluss an uns weitergeleitet. Die Bundesnotarkammer ist hinsichtlich der zu verarbeitenden Daten zur Verschwiegenheit (nach §§ 69a BNotO iVm 81a BNotO) verpflichtet. Die Bundesnotarkammer verarbeitet die Daten ausschließlich auf unsere Weisung und für die vorgenannten Zwecke. Microsoft und die Bundesnotarkammer haben zudem eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen sowie eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit von Microsoft im Sinne des § 26a BNotO. Daten im Zusammenhang mit der digitalen Mandatsannahme werden von Microsoft nur auf dieser Grundlage und nur innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt über eine Transportverschlüsselung per Secure Socket Layer (SSL/TLS). " Ihre Daten werden für die Zwecke der Mandatsbearbeitung erfasst und verarbeitet, so wie es auch außerhalb der digitalen Mandatsannahme bei uns der Fall war und ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO, wonach die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen, erforderlich ist. Die von Ihnen im Formular eingegebenen Daten verbleiben bei uns entsprechend der zwingenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen. Bei Nutzung der „Formular speichern / teilen“ Funktion werden Ihre Online-Formulareingaben verschlüsselt und anonymisiert für 30 Tage gespeichert. Wird das Online-Formular nicht innerhalb dieser 30 Tage an uns übermittelt, erfolgt die vollständige Löschung der Formulareingaben automatisch. Eine Aufforderung zur Löschung Ihrerseits ist in diesem Fall nicht notwendig.
Ihre personenbezogenen Daten, die wir benötigen, um unsere Pflicht zur Neutralität während der Bearbeitung Ihres Auftrags und danach zu wahren, speichern wir während der gesamten Dauer unserer jeweiligen notariellen Amtstätigkeit; hierzu sind wir gem. § 28 Bundesnotarordnung in Verbindung mit § 15 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare in NRW verpflichtet.
Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:
Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern wir nicht nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 Buchstabe c) DS-GVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) oder wegen berufsrechtlicher Mitwirkungs- oder Tätigkeitsverbote zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind.
Auskunftsrecht. Ihnen steht u. a. ein Recht auf Auskunft darüber zu, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, wenn ja, zu welchen Zwecken wir die Daten verarbeiten, welche Kategorien von personenbezogenen Daten über Sie wir verarbeiten, an wen den die Daten ggf. weitergeleitet wurden, wie lange die Daten ggf. gespeichert werden sollen und welche Rechte Ihnen zustehen.
Recht zur Berichtigung von Daten. Sie haben das Recht unzutreffende, Sie betreffende personenbezogene Daten, die bei uns gespeichert werden, berichtigen zu lassen. Ebenso haben Sie das Recht, einen bei uns gespeicherten unvollständigen Datensatz von uns ergänzen zu lassen.
Löschung. Sie können von uns Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten verlangen, sofern ein gesetzlich vorgesehener Grund zur Löschung vorliegt (Art. 17 DSGVO) und die Verarbeitung Ihrer Daten nicht zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder aus anderen vorrangigen Gründen im Sinne der DSGVO geboten ist.
Widerspruch gegen die Verarbeitung. Sofern sich die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen unsererseits stützt, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung widersprechen. Dazu genügt eine elektronische Nachricht an uns.
Beschwerderecht an Datenschutzaufsicht. Sie haben das Recht, sich mit einer datenschutzrechtlichen Beschwerde an die Aufsichtsbehörden zu wenden. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
Fax: 0211/38424-10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Die Beschwerde kann unabhängig von der Zuständigkeit bei jeder Aufsichtsbehörde erhoben werden.
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